Organiser l’activité officinale

L’officine est un établissement pharmaceutique soumis à des règles d’agencement spécifiques destinées notamment à réserver l’accès aux médicaments et produits du monopole aux seuls professionnel et à la mise en oeuvre des missions des pharmaciens. Au sein de l’officine le pharmacien titulaire est secondé par une équipe composée notamment de pharmaciens adjoints et de préparateurs. Ce chef d’entreprise doit maîtriser les aspects managériales et entrepreneuriales nécessaires à la gestion de son officine.

Le « tiers payant » est le terme abusif mais couramment employé pour désigner la délégation de paiement Le pharmacien se fait ainsi directement rembourser par les assurances. Il se substitue au patient comme bénéficiaire des prestations qui lui sont dues. Cela évite à celui-ci l’avance de frais. Inconvénient majeur, le pharmacien doit s’assurer des droits du patient , afin d’être sûr de se faire rembourser ce qu’il a avancé. La carte vitale (CV) a considérablement amélioré le système en ce qui concerne le RO ( régime obligatoire) ou sécurité sociale La prise en charge du ticket modérateur (TM) est patient dépendante . Le RC (régime complémentaire) ou part mutuelle peut le couvrir ou non en totalité, cela doit être perpétuellement vérifié par le pharmacien et son équipe. Dans le but d’avancer les frais du patient, et pour se faire rembourser, le pharmacien établit une facture subrogatoire (FS) qui sera sécurisée (FSE) si le pharmacien utilise la carte vitale du patient ou non sécurisée (mode dégradé) si le patient ne présente pas cette carte. Les factures subrogatoires et les ordonnances seront scannées. Elles seront de toute façon télétransmises en mode sécurisé en présence de la CV ou en mode dégradé avec signature manuelle en son absence.

La gestion de l’officine peut se décomposer en quatre grands volets : La gestion administrative La gestion du stock La gestion économique et comptable de l’entreprise La gestion du personnel. Dans ce chapitre seront abordés des notions de facturation et d’encaissement, des notions d’inventaire, d’achats et de ventes ainsi que des notions économiques de gestion d’une entreprise. Y seront aussi exposés les grands principes de gestion du personnel et des équipes officinales. Un tableau résumant les délais de conservations des documents clôturera le chapitre.

La politique d'achat consiste à entretenir un stock permettant de fournir à la clientèle tous les produits et articles qui lui sont nécessaires. Pour cela, le pharmacien doit le connaître et le gérer en prévoyant la nature et l'importance de ses commandes auprès des différents fournisseurs. Il convient de préciser qu'il n'existe pas de politiques d'achats idéales et universelles, les techniques de commandes seront modulées en fonction du cas particulier que constitue chaque officine. Le stock est un facteur de différenciation d’une officine. Sa gestion obéit à un certain nombre de règles économiques et comptables, de service et de choix de partenaires

L’objectif de qualité est étroitement lié à la gestion des risques, responsabilité clé de la profession de pharmacien d’officine dans ses actes pharmaceutiques dont le processus de dispensation. La démarche qualité passe par la mise en place d’un système de management de la qualité. Elle débute par un état des lieux puis permet avec des outils adaptés de respecter trois étapes-clés : - Prévoir c’est-à-dire définir une stratégie, - Mettre en œuvre c’est-à-dire réaliser cette stratégie ou une activité, - Evaluer et améliorer c’est-à-dire faire un point sur l’activité, mettre en œuvre des actions préventives ou correctives, s’assurer de leur efficacité. Dans ce chapitre, il sera traité des étapes que requiert la mise en place d’un système de management de la qualité et des outils utiles à cette mise en place. Vous pourrez consulter des annexes qui détaillent les références aux textes officiels et les recommandations à la date de cette mise à jour et illustreront par de façon pratique certaines étapes. Les références et liens aux sites internet pertinents sont également fournis.

Le pharmacien d'officine doit, pour des raisons de santé publique et de sécurité environnementale, participer à la collecte des MNU et de certains DASRI des patients en auto-traitement. Il doit aussi gérer l'élimination de ses DASRI professionnels.